برنامه‌ریزی هوشمندانه یعنی چی؟

برای دستیابی به هر هدف و نتیجه‌ای نیاز به برنامه‌ریزی هوشمندانه داریم. برنامه‌ای که بتواند به اجزای کوچکتر تقسیم شده و مجموعه فعالیت‌های مشخص شده ما را در مسیر نیل به هدف یا اهداف همراهی کند. یک برنامه‌ریزی درست شامل ارکانی حیاتی است که در اینجا به برخی از آنها خواهیم پرداخت.

هدف‌گذاری هوشمندانه پیش نیاز برنامه‌ریزی هوشمندانه

هدف‌گذاری خود تکنیک های بسیار زیاد و ظرافت بالایی دارد. قبل از آنکه ما برنامه‌ریزی را یاد بگیریم باید هدف داشته و هدف‌گذاری را بیاموزیم. خوشبختانه در دنیا روش‌های زیادی برای هدف‌گذاری ابداع شده و جواب خود را پس داده‌اند. یکی از این روش‌های به روش SMART معروف شده که اکثر نیازمندی‌های یک هدف درست را شامل می‌شود که در ادامه در خصوص آن توضیح مختصری خواهم داد. اما قبل از آن باید خاطرنشان کنم که در دوره‌های من نیز دوره هدف‌گذاری خارق‌العاده برای همین منظور تدوین و تهیه شده است که می‌توانید با مراجعه به صفحه دوره‌های توسعه فردی و یا عضویت در خبرنامه از زمان شروع دوره جدید مظلع شوید.

استفاده از اهداف SMART که شامل خصوصیت‌های خاص (S)، قابل اندازه‌گیری (M)، دستیابی پذیر (A)، مرتبط (R) و زمان‌بندی شده (T) است، به ما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی هوشمندانه‌تری برای دستیابی به هدف خود داشته باشیم. SMART مخفف کلمات زیر است:

S : Specific (خاص)
M : Measurable (قابل اندازه‌گیری)
A : Achievable (دستیابی پذیر)
R : Relevant (مرتبط)
T : Time-bound (زمان‌بندی شده)

پس هدف ما باید خاص و دقیق باشد یعنی بدانیم که به چه چیزی می‌خواهیم برسیم. باید قابل اندازه‌گیری باشد، یعنی بتوانیم بگوییم خب تا الان به 20 درصد از هدف خود رسیده‌ایم. هدف مناسب قابل دستیابی است، یعنی اینکه ما نباید هدفی تعیین کنیم که رسیدن به آن امکان‌پذیر نباشد! مثلا نباید شما هدفتان رسیدن به مقام پرزیدنتی ایالات متحده باشد، زیرا ما اصالتی ایرانی داریم و به همین دلیل در حال حاضر اصلا این مورد قابل دستیابی نیست. هدف باید مرتبط باشد،  یعنی با زمینه تخصص‌ها و یا مهارت‌ها و یا حتی سبک زندگی شما ارتباط داشته باشد.هدف صحیح باید زمان‌بندی پذیر باشد، یعنی اینکه بتوانیم برای هدف، زمان دستیابی و یا زمان وقوع مشخص کنیم. مثلا هدفمان افزایش 10 درصدی درآمدمان در بازه زمانی 3 ماهه باشد.

برنامه‌ریزی هوشمندانه نیاز به تعیین اولویت‌ها دارد

زمانی که دست به برنامه‌ریزی می‌زنیم باید بتوانیم تک تک فعالیت‌های مورد نظر را اولویت‌بندی کنیم. یعنی بدانیم که چه کاری مهم‌تر است و یا چه کاری پیش‌نیاز کدام فعالیت است. در صورتی که اصل اولویت‌بندی را در برنامه‌ریزی به دقت و وسواس انجام ندهیم، قطار ما از ریل خارج شده و ممکن است در طول روز کارهایی را انجام دهیم که هیچ اهمیتی ندارند و در مسیر صحیح نیل به هدف مورد نظر نیستند.

زمان‌بندی در برنامه‌ریزی هوشمندانه

زمان‌بندی کردن کارها و فعالیت‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا اگر برای هر فعالیت زمان مشخصی را در نظر نگیریم ممکن است در پایان روز ببینیم که فقط همان یک کار را انجام داده و حجم زیادی از کارهایمان باقی مانده است. گاهی یک فعالیت زمان‌گیر را می‌شود به چند مرحله تقسیم کرد و آن را در روزهای مختلف انجام داد. اینگونه ما زمان برای رسیدن به کارهای دیگرمان نیز خواهیم داشت و کل روزمان معطوف به یک کار نشده است.

مسئولیت‌ها را مشخص کنید

گاهی در یک برنامه‌ریزی هوشمندانه ما به صورت گروهی اقدام به فعالیت‌های گوناگون می‌کنیم. در این حالت هر فرد باید مسئولیت‌های مشخصی داشته باشد و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهد در راستای سطح مسئولیت وی باشد. خیلی از شرکت‌ها و سازمان‌ها با آنکه برنامه‌ریزی خوبی دارند اما به دلیل آنکه کار را به مسئول اشتباه واگذار می‌کنند در حصول نتایج مناسب به مشکل بر می‌خورند. پیشنهاد من این است که اگر تعداد افراد تیم شما اجازه می‌دهد، تیم را گروه بندی کرده و مسئولیت‌های را به گروه افراد بدهید، تا آن‌ها نیز فعالیت‌های واگذار شده را بر مبنای سطح مسئولیت‌شان مجدد برنامه‌ریزی کرده و تا حصول نتیجه مناسب تلاش کنند.

اصلاحات و تغییرات را فراموش نکنید

هیچ برنامه‌ای قرار نیست تا ابد صحیح و درست بماند. گاهی بنا بر شرایطی که به وجود می‌آید و یا محدودیت‌هایی که به صورت پیشبینی نشده اتفاق می‌افتد، نیاز است که برنامه ما اصلاح شده و یا تغییر کند. از این اصلاحات نترسید، هر بار که شما ایتریشنی روی برنامه خود می‌زنید، مسیر رسیدن به اهداف را هموارتر می‌کنید. این بحث نظاره کردن و اصلاح کردن در استارت‌آپ‌های موفق مکررا اتفاق افتاده و همین اصل ساده و آسان باعث افزایش شدید بهره‌وری و یا نجات تیم از سقوط می‌شود. همانگونه که ما در طول زندگی باید تغییر کنیم، برنامه‌ها نیز نیاز به تغییر و اصلاح دارند.

همه چیز را مانیتور کنید

گاهی به خارج از گود رفته و از آنجا به مسیر برنامه‌ریزی هوشمندانه خود نظاره کنید. تمام اتفاقات را ثبت و آنالیز کنید. زمانی که ما دست به مانیتور دائمی فعالیت‌ها می‌زنیم، بسیار آسان‌تر می‌توانیم پذیرای تغییرات باشیم. بسیار آسان‌تر می‌توانیم خطاها و محدودیت‌ها را شناسایی کنیم. در صورتی که چشم بسته فقط پای خود را روی گاز فشار دهیم و به جلو حرکت کنیم تصادف حتمی خواهد بود. پس حتما با نگاهی به جلو همیشه پشت سر خود را هم در نظر گرفته و همچون یک کودک از هدف و برنامه خود مراقبت کنید.

منابع مورد نیاز را بشناسید و آن‌ها را فراهم کنید

برنامه‌ریزی هوشمندانه نیاز به منابع مختلفی دارد، این منابع می‌توانند انسانی، فیزیکی، زیرساختی و مالی باشند. شناسایی درست منابع مورد نیاز و تامین به موقع آن‌ها نه تنها خود نیاز بسیار اصولی و مهمی است، بلکه قسمتی از برنامه نیز می‌باشد. مثلا شرکتی در حال ساخت یک نرم افزار جدید است که می‌خواهد پس از اتمام کارهای اصلی، آن را به فروش برساند، پس تامین منابعی چون متخصص بازاریابی، منابع مالی برای تبلیغات و منابع زیرساختی برای انتشار نرم افزار در زمان خاصی دارای اهمیت فراوانی می‌شود. فرد برنامه‌ریز باید این زمان‌ها را شناخته و درست در موقع مورد نظر همه این منابع را تامین کرده باشد تا چرخ کار بچرخد.

کلام آخر

برنامه‌ریزی هوشمندانه یک هنر آموختنی است. از آن دست هنرها که باید هم عملی آن را یاد گرفت و هم تئوری و هم بارها آن را تجربه کرد و روش ها و تکنیک‌هایش را اصلاح کرد. در آینده مقالات بیشتری در این خصوص به اشتراک خواهم گذاشت. اگر مشتاق به یادگیری بیشتر هستید به شما دوره برنامه‌ریزی هوشمندانه را پیشنهاد می‌دهم تا با شرکت در این دوره به زیر و بم اینکار آشنا شده و درصد خطای خود را پایین بیاورید. باری اطلاع از زمان شروع دوره مذکور می‌توانید به صفحه دوره‌ها مراجعه کنید.