امروزه مدیریت زمان و اولویتبندی وظایف از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر نتوانیم به طور موثر از زمان خود استفاده کنیم، در معرض خطر غرق شدن در انبوه کارها، استرس و اضطراب قرار خواهیم گرفت.
ماتریس آیزنهاور ابزاری قدرتمند و ساده است که به شما کمک میکند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت دستهبندی کرده و به طور موثرتر از زمان خود استفاده کنید. این ماتریس که به نام ماتریس «فوری-مهم» نیز شناخته میشود، توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا، ابداع شده است.
ماتریس آیزنهاور از چهار بخش تشکیل شده است:
مهم و فوری: این بخش شامل وظایفی است که هم مهم هستند و هم باید فوراً انجام شوند. این وظایف باید در اولویت قرار گرفته و در اسرع وقت به آنها رسیدگی شود.
مهم و غیر فوری: این بخش شامل وظایفی است که مهم هستند، اما فوری نیستند. این وظایف را میتوان به زمان دیگری موکول کرد، اما همچنان باید در اولویت قرار داشته باشند.
فوری و غیر مهم: این بخش شامل وظایفی است که فوری هستند، اما مهم نیستند. این وظایف را میتوان به دیگران واگذار کرد یا به زمان دیگری موکول کرد.
غیر مهم و غیر فوری: این بخش شامل وظایفی است که نه مهم هستند و نه فوری. این وظایف را میتوان حذف کرد یا به طور کامل نادیده گرفت.
لیستی از تمام وظایف خود تهیه کنید.
هر وظیفه را بر اساس فوریت و اهمیت آن دستهبندی کنید.
وظایف را در یکی از چهار بخش ماتریس قرار دهید.
ابتدا به وظایف بخش «مهم و فوری» رسیدگی کنید.
سپس به وظایف بخش «مهم و غیر فوری» رسیدگی کنید.
در صورت امکان، وظایف بخش «فوری و غیر مهم» را به دیگران واگذار کنید.
وظایف بخش «غیر مهم و غیر فوری» را حذف کنید یا نادیده بگیرید.
به شما کمک میکند تا وظایف خود را اولویتبندی کنید.
به شما کمک میکند تا از اتلاف وقت خود در انجام کارهای غیر مهم جلوگیری کنید.
به شما کمک میکند تا از استرس و اضطراب بکاهید.
به شما کمک میکند تا به اهداف خود برسید.
نکاتی برای استفاده موثر از ماتریس آیزنهاور:
ماتریس خود را به طور مرتب بهروزرسانی کنید.
از ماتریس به عنوان ابزاری برای برنامهریزی روزانه خود استفاده کنید.
از ماتریس برای گفتگو با دیگران در مورد وظایف و اولویتهایتان استفاده کنید.
مراقب باشید که در دام کمالگرایی نیفتید.
ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده و قدرتمند است که میتواند به شما کمک کند تا زندگی خود را به طور موثرتری مدیریت کنید. با استفاده از این ماتریس میتوانید از زمان خود به طور بهینه استفاده کرده و به اهداف خود برسید.
مهم و فوری:
خاموش کردن آتش
تکمیل یک پروژه فوری برای کار
رفتن به دکتر برای معاینه فوری
پرداخت قبضهایی که موعد مقرر آنها فرا رسیده است
مهم و غیر فوری:
مطالعه برای یک امتحان مهم
برنامهریزی برای تعطیلات
یادگیری یک مهارت جدید
انجام ورزش به طور مرتب
فوری و غیر مهم:
پاسخ دادن به یک ایمیل فوری که مهم نیست
شرکت در یک جلسه غیر ضروری
انجام یک کار فوری که توسط شخص دیگری درخواست شده است
غیر مهم و غیر فوری:
مرتب کردن کمد لباس
تماشای تلویزیون
بازی کردن با کامپیوتر
گشت و گذار در اینترنت
وظایف خود را به طور مرتب بهروزرسانی کنید:
زندگی پویا است و وظایف جدیدی به طور مرتب به وجود میآیند.
بنابراین، مهم است که ماتریس آیزنهاور خود را به طور مرتب بهروزرسانی کنید تا مطمئن شوید که دقیق و بهروز است.
از ماتریس به عنوان ابزاری برای برنامهریزی روزانه خود استفاده کنید:
در ابتدای هر روز، چند دقیقه وقت بگذارید و وظایف خود را در ماتریس آیزنهاور دستهبندی کنید.
این کار به شما کمک میکند تا بفهمید چه کاری را باید در طول روز انجام دهید و به شما کمک میکند تا از اتلاف وقت خود در انجام کارهای غیر مهم جلوگیری کنید.
از ماتریس برای گفتگو با دیگران در مورد وظایف و اولویتهایتان استفاده کنید:
اگر با دیگران کار میکنید، میتوانید از ماتریس آیزنهاور برای گفتگو با آنها در مورد وظایف و اولویتهایتان استفاده کنید.
این کار به شما کمک میکند تا انتظارات را به طور واضح تعیین کنید و از سوءتفاهم جلوگیری کنید.
مراقب باشید که در دام کمالگرایی نیفتید:
کمالگرایی میتواند مانع از انجام کارها شود.
به یاد داشته باشید که هدف از ماتریس آیزنهاور این نیست که همه چیز را به طور کامل انجام دهید، بلکه هدف این است که وظایف مهم را به طور موثر انجام دهید.
ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده و قدرتمند است که میتواند به شما کمک کند تا زندگی خود را به طور موثرتری مدیریت کنید. با استفاده از این ماتریس میتوانید از زمان خود به طور بهینه استفاده کرده و به اهداف خود برسید.
خبرنامه توسعه فردی محسن تاکز بزرگترین خبرنامه رشد فردی ایرانه پس حتما در اون عضو شو